Kontakt
Kontakt

Povinné testování na Covid přetěžuje interní komunikaci. S organizací pomáhá i chatbot

4 min 29. 03. 2022

Po velkých firmách nad 250 pracovníků je řada i na těch menších s 50 až 249 zaměstnanci. Tato povinnost potrvá nejspíš až do května, ale už dnes se objevují zcela konkrétní problémy spojené s organizací. Můžete jim ale snadno předcházet díky konverzační AI.

V praxi je hned několik způsobů, jak testy provádět. Nejčastějším je samotestování antigenním testem. Další možností je nechat testování na „závodním“ lékaři, případně smluvním poskytovatelem zdravotních služeb. A právě tady může začít chaos.

Organizační peklo pro přetížené HR a koordinátory

Většina běžných zaměstnanců totiž ví jen to, taková povinnost existuje. Vzniká tak další tlak na personální tým firem. Ty už nyní řeší nabírání nových lidí, onboarding zaměstnanců a veškeré meetingy a informační toky ve firmě prakticky bez výjimky online. Nyní jim přibude povinnost odpovídat na stovky nových dotazů, které jsou ale často podobné. HR tým proto nejčastěji vytvoří různé obsáhlé FAQ a umístí je na interní server nebo rozešle e-mailem a doufají, že se situace uklidní. Zaměstnanci si ale e-mail buď nepřečtou, nebo o dva dny později už neví, že nějaký dostali. Místo hledání se proto raději znovu zeptají přímo HR.

Nejčastější otázky vypadají přitom podobně bez ohledu na to, zda má firma pobočky nebo ne:

  • Kdy a kde se testuje?
  • Musím kvůli tomu na centrálu?
  • Organizuje to nějaký konkrétní člověk?
  • Jak se vlastně testuje?
  • Můžu si testy zajistit sám?
  • Dostanu nějaké potvrzení?
  • Platí se za testy?

Důležité přitom je, že často nezůstává jen u jedné otázky. Proto je třeba nějaké koncepční řešení.

blog-img

Tradiční způsoby komunikace přestávají stačit

HR tým pro komunikaci otázek často zvolí způsob, který se osvědčil v minulosti a na který má v této době čas. Nejčastěji jde o:

Často kladené dotazy (FAQ)
Pasivní řešení problému. Otázky jsou umístěné na konkrétní části webu, kde je mohou vidět všichni zaměstnanci. Nevýhody:

  • Zaměstnanec se bude ptát HR na odkaz.
  • Zaměstnanec se bude zdlouhavě pročítat a nemusí svou odpověď najít.
  • HR mohlo na nějakou otázku zapomenout.

Online meeting
HR se vidí nebo slyší se zaměstnanci, kterých se testování týká a vše jim vysvětlí. Nevýhody:

  • Je složité najít konkrétní termín, který by všem vyhovoval.
  • Ve více lidech se meeting stává nepřehledným.
  • Zaměstnanci si informace nezapamatují a budou je chtít v psané formě.

E-mailing
HR tým pošle všem zaměstnancům e-mail s informacemi, kde a jak se nechat testovat. Nevýhody:

  • O dva dny později už část zaměstnanců neví, že nějaký e-mail existuje.
  • Zaměstnanci na e-mail odpoví a HR musí řešit další dotazy.
  • Zaměstnanci mohou mít tolik korespondence, že e-mail zkrátka přehlédnou.

A právě tady vzniká příležitost pro konverzační umělou inteligenci.

blog-img

Coworkers.ai odpoví až 80 % opakovaných dotazů

Samozřejmě se nebavíme o klasickém tlačítkovém předškolákovi, ale o řešení s NLP (Natural Language Processing). To znamená, že chatbot dokáže porozumět psanému textu, vnímá kontext konverzace a dokáže pohotověji reagovat. Jaké jsou konkrétní výhody?

  • Získáváte ideální řešení pro větší firmy s několika pobočkami: Stovky zaměstnanců mohou najednou zjišťovat, kdy a kde probíhá testování. Bez zátěže pro HR.
  • Sami si můžete sestavit libovolný počet scénářů: Chcete, aby zaměstnanci raději zůstali doma, nebo se nechali testovat? Snadno tomu přizpůsobíte komunikaci.
  • Otázky a odpovědi můžete kdykoliv přidávat bez IT: Stačí jedno školení a budete moci tvořit i složitější dialogy. Třeba když se situace změní. Samozřejmě vám ale budeme kdykoliv při ruce.
  • Jinak položená otázka = stejná správná odpověď: Jak se testuje? Jakým způsobem probíhá test? Je to antigenní test? Nebo PCR? Různé otázky, ale směřují k jednomu cíli. Chatbot to pozná a správně odpoví.

Především jde však o aktivní přístup, který je možné propojit prakticky s kterýmkoliv komunikačním kanálem. Ať už půjde o integrací do vašeho intranetu nebo interní komunikační platformy jako např. Microsoft TEAMS kde chatbot bude ve vašem seznamu pracovníku, získáváte jistotu, že se k vašim lidem dostanou všechny informace. Včas a vždy aktuální.